Certyfikat ISO 9001 – jak uzyskać?

Pierwsza publikacja certyfikatu jakości ISO 9001 miała miejsce około 30 lat temu. Dziś ponad milion organizacji na całym świecie może poszczycić się jego posiadaniem. Z tego względu wyróżnia się on międzynarodowym charakterem i należy do grupy najbardziej rozpoznawalnych. Jego ważną zaletą jest uniwersalność. Oznacza to, że certyfikacja ISO 9001 jest możliwa do wdrożenia w przedsiębiorstwach działających w różnych branżach zarówno w małych regionalnych firmach, jak i dużych międzynarodowych jednostkach. Sama norma dotyczy funkcjonowania systemu zarządzania jakością. Jak uzyskać taki certyfikat oraz jakie korzyści wynikają z jego posiadania?

Certyfikat ISO 9001 – najważniejsze informacje

Zarządzanie jakością jest niezwykle ważne z punktu widzenia każdego przedsiębiorstwa. Organizacje, które wdrożyły skuteczny system, cieszą się większym zainteresowaniem ze strony klientów, lepiej zarządzają ryzykiem, a dodatkowo wykazują się większą skutecznością i efektywnością operacyjną. Certyfikacja ISO 9001 potwierdza, że produkty lub usługi danej firmy są na określonym, wysokim poziomie. Ponadto są spójne i nieustannie udoskonalane. Wszystko to sprawia, że spełniają oczekiwania nawet najbardziej wymagających klientów.

Jedną z głównych korzyści wynikających z wdrożenia systemu jest demonstracja jakości za pomocą bardzo rozpoznawalnego znaku. To z kolei zapewnia firmie przewagę konkurencyjną, a jednocześnie poszerza zakres rynkowy dla przetargów i zamówień. Otwiera także możliwość nawiązania współpracy m.in. z jednostkami rządowymi. Kolejną ważną korzyścią dla przedsiębiorstwa jest poprawa efektywności działania oraz możliwość zredukowania kosztów. Klienci organizacji mogą z kolei liczyć na lepsze doświadczenia, co przekłada się na wzrost ich zadowolenia. Certyfikat ISO 9001 oraz wdrożony system zarządzania jakością pozwalają lepiej zarządzać ryzykiem, przy jednoczesnym wykorzystaniu najlepszych praktyk i strategii.

Wraz z upływem lat, wymagania związane z uzyskaniem certyfikacji zostały zaktualizowane, tak aby było możliwe spełnienie najwyższych standardów rynkowych. Wydanie z 2015 roku znacznie różni się od tego z 2008 roku. Przede wszystkim większy nacisk został położony na zadowolenie klientów oraz zarządzanie ryzykiem, a dodatkowo na przywództwo i zaangażowanie. Co więcej, pojawiła się nowa struktura związana z dostosowaniem standardów zarządzania do ISO 9001. Wymagania najnowszej normy w większym stopniu dotyczą komunikacji oraz wyrównywania strategicznego. W formalny sposób mają także być wprowadzane zainteresowane strony. Sam certyfikat jest wydawany na 3 lata. Konieczny jest jednak coroczny audyt sprawdzający, czy system zarządzania jakością można określić jako stabilny.

Certyfikat ISO 9001 – jak uzyskać?

Wiedząc już jakie korzyści może zapewnić firmie wdrożenie opisywanego systemu, należy przestawić proces mający na celu uzyskanie certyfikatu. Istnieje wiele ważnych kwestii, o których muszą pamiętać zarówno małe, jak i duże firmy. Zważywszy na to, iż certyfikat jakości ISO 9001 jest bardzo potężnym narzędziem naprawczym, konieczne jest przemyślenie m.in. sposobu zarządzania firmą oraz tego, jakie są strategiczne cele przedsiębiorstwa. Proces wdrożenia nie może odbyć się bez zaangażowania pracowników każdego szczebla, którzy wiedzą, w jaki sposób wdrożyć zmiany. Od czego należy zacząć?

1. Pierwszym krokiem jest podjęcie decyzji o przystąpieniu do certyfikacji. Na etapie przygotowawczym konieczne jest wyznaczenie celów, które mają przynosić przedsiębiorstwu korzyści. Niezwykle ważne jest oddelegowanie osoby, która ma kierować całym przedsięwzięciem. Aby mieć pewność, że pracownicy wiedzą jakie zmiany czekają ich w najbliższym czasie, muszą zostać przeszkoleni na temat tego, czym jest certyfikat ISO 9001. Ponadto na tym etapie konieczne jest zaplanowanie całego projektu.
2. Krok drugi polega na sporządzeniu potrzebnej dokumentacji. Bardzo często ten etap jest uważany za jeden z najtrudniejszych. Polega na stworzeniu polityki jakości i procedur, a także innych dokumentów. Muszą one spełniać wszystkie techniczne aspekty opisywanej normy ISO. Wymagania związane z dokumentacją powinny jednocześnie być zgodne z potrzebami samej firmy. W praktyce konieczne jest przygotowanie polityki jakości, procedur, mapy procesów, zakresu systemu zarządzania jakością, instrukcji pracy, celów dotyczących jakości oraz formularzy.
3. Bardzo ważną fazą jest wdrażanie opracowanych procedur i systemu zarządzania jakością w całym przedsiębiorstwie. Konieczne jest zatem dostosowanie sposobu pracy zatrudnionych osób do nowych wymagań zawartych w dokumentacji ISO 9001. Aby było to możliwe, pracownicy muszą być świadomi korzyści wynikających z nowych procesów. Im bardziej wydajne i przyjazne dla użytkownika są wprowadzone zmiany, tym szybciej i łatwiej zostaną wdrożone.
4. Przed przystąpieniem do certyfikacji przeprowadza się audyt wewnętrzny. Ma on na celu ocenę czy firma przestrzega wszystkich wymagań ISO 9001. Audyty są realizowane przez jednego lub kilku pracowników firmy, którzy zostali do tego oddelegowani i mają za sobą szkolenie w tym zakresie. Istnieje również opcja skorzystania z usług podwykonawcy. Kluczowym elementem audytu jest zidentyfikowanie niezgodności oraz ich skorygowanie, co pozwoli przygotować się do ostatniego etapu.
5. Certyfikacja ISO 9001 to proces realizowany przez niezależnego audytora. Wybierając jednostkę certyfikującą, warto się upewnić, czy ma doświadczenie w branży, w której działa firma, jakie przedsiębiorstwa były przez nią certyfikowane, a także czy posiada akredytację Polskiego Centrum Akredytacji. Ponadto można sprawdzić jej referencje. Audyt certyfikacyjny jest zbliżony do wewnętrznego, a zatem odbywa się na miejscu, w firmie. W jego trakcie poddaje się weryfikacji czy przyjęte procedury są faktycznie przestrzegane. W przypadku wykrycia ewentualnych problemów przedsiębiorstwo ma możliwość ich naprawienia przed wydaniem certyfikatu. Jeśli weryfikacja przebiegła pomyślnie, firma otrzyma certyfikat jakości ISO 9001 niedługo po audycie.

Warto zaznaczyć, że szanse powodzenia związane ze skutecznym wdrożeniem systemu wzrastają w momencie, gdy w cały proces zostanie zaangażowane kierownictwo wyższego szczebla. Konieczne jest zaplanowanie komunikacji wewnętrznej, co pozwoli dotrzeć do wszystkich pracowników. Zasady zarządzania jakością muszą być oczywiście dopasowane do profilu konkretnego przedsiębiorstwa. Oprócz tego niezbędne jest regularne sprawdzanie systemu, aby mieć pewność, że jest on nieustannie udoskonalany.